Raahepolis Oy – ALMA sopii myös kiinteistöhallintaan

Kun vuokrattavia kiinteistöjä on yli 20 ja laskutettavia vuokralaisia lähes 100, tarvitaan täsmällistä ja ajantasaista tietoa siitä, mitä missäkin on, mitä aikojen saatossa on tehty ja mitä asiakkaiden kanssa on sovittu.

Tutustu tarkemmin

Raahepolis Oy:n omistuksessa on yli 50.000 m² toimitiloja Raahen alueella.  Yritys on muodostunut useista yhtiöistä kuntaliitosten myötä. Kiinteistöjen kunnossapidon huoltotöitä on tehnyt useampikin ulkoinen toimija vuosien varrella. Ei siis ihme, että kohteisiin ja tekemisiin liittyvä dokumentaatio oli puutteellista tai ettei sitä löytynyt lainkaan.

Kiinteistötietojen hallinta aiheutti Raahepolis Oy:lle monenlaista päänvaivaa ja ylimääräistä työtä, kunnes vuonna 2016 alkanut yhteistyö ALMAn kanssa muutti kaiken.

Piirustukset, käyttödokumentaatio, sähkö- ja viranomaistarkistustiedot, kunnossapitopäiväkirjat sekä muistutukset ja viimeisimpänä valokuituverkkojen hallinta. Nämä kaikki ovat nyt yhdessä ja samassa paikassa ja kokonaisuus toimii loogisesti. Viemme yhdellä kertaa järjestelmään myös asiakkailta tulleet tärkeät sähköpostit liitetiedostoineen. Se on todella näppärää, sillä niissä on usein kyse sopimuksellisistakin asioista. Näin ne tulevat heti talteen ja löytyvät helposti myöhemmin, kiittelee toimitusjohtaja Kari Malkamäki ALMAn monipuolisuutta ja skaalautuvuutta kiinteistötoimijan tarpeisiin.

ALMA tuo ketteryyttä kiinteistöhallintaan

ALMA on paremmin tunnettu teollisuuden tuotantolaitosten järjestelmäratkaisuista, joiden osana rakennus- ja kiinteistötiedonhallinta on ollut yksi osa-alue. Raahepolis keskittyy kiinteistöhallintaan ja ALMA soveltuu hyvin myös puhtaasti näihin tarpeisiin.  Pitkä kokemus teollisuusympäristöjen moninaisten teknisten ympäristöjen hallinnasta sekä kunnossapidosta-, suunnittelusta- ja projektoinnista antaa ALMAlle mahdollisuuden toteuttaa kiinteistöpuolelle täysin uusia innovatiivisia ratkaisuja.

Olemme erittäin tyytyväisiä siihen, miten ALMAlla otettiin meidät ja ongelmamme vastaan. Emme aivan tarkasti itsekään tienneet, mitä tarvitsemme, mutta asiantuntijan tunnistaakin juuri siitä, että he kuuntelivat ja osasivat kertoa ja opastaa meitä siinä, mitä voisimme tarvita. ALMAn valinta ja järjestelmän käyttöönotto vastaavat tarpeitamme täydellisesti, Malkamäki sanoo.

Teksti: Tia Härkönen / Kuvat: Raahepolis Oy

 

Tutustu esitteeseemme aiheesta

Uudenlainen, älykäs ja laitoksen elinkaaren huomioiva tiedonhallinta jo projektista lähtien – Case Raahen Voima

Kun Raahen Voima Oy:n uusi voimala käynnistyi, laitoksen kunnossapidolla oli käytössään kaikki voimalan elinkaaren aikana tarvittavat tiedot.

Tutustu tarkemmin

Kunnossapidon tietojärjestelmä valmiiksi jo rakentamisen aikana

Kun Raahen Voima Oy:n uusi voimala käynnistyi, laitoksen kunnossapidolla oli käytössään kaikki voimalan elinkaaren aikana tarvittavat tiedot. Työväline tässä uraa uurtavassa työtavassa oli ALMA Consultingin integroitu ALMA®-tietojärjestelmä, joka pystyi ottamaan vastaan tarvittavat tekniset tiedot kaikissa järjestelmätoimittajien käyttämissä muodoissa. 

Raahen Voima Oy:n uusi huippumoderni voimalaitosyksikkö Raahen terästehtaan yhteydessä on erittäin edistyksellinen. Uusi kattilalaitos käyttää polttoaineenaan terästehtaan prosesseissa syntyvää masuuni-ja koksikaasua. Voimalan hyötysuhde täyttää rauta- ja terästeollisuuden parhaan käytettävissä olevan tekniikan vaatimukset. Myös voimalan kunnossapidon tietojärjestelmä toteutettiin totutusta poikkeavalla mallilla. 

Kaikki kunnossapidon tarvitsemat tiedot vietiin ALMA Consulting Oy:n toimittamaan ALMA® järjestelmään jo suunnittelun ja rakentamisen aikana.  Näin kunnossapidolla oli käytössään kaikki tarvitsemansa tiedot kun voimalan koeajo käynnistyi kesällä 2016.

 ”Vaikka asia tuntuu yksinkertaiselta, suurinta osaa projekteista ei toteuteta tällä tavalla. Yleensä tietoa ryhdytään  keräämään ylläpidon haltuun vasta projektin jälkeen monista erillisistä järjestelmistä. Usein saattaa mennä vuosia ennen kuin kaikki projektissa syntyvä tieto on ylläpidon käyttämässä kunnossapitojärjestelmässä”, sanoo ALMA Consulting Oy:n operatiivinen johtaja Niko Pahkala.

Älykäs integraatioalusta

Projektin aikaisen tietojen keruun mahdollisti se, että ALMA-järjestelmä toimii älykkäänä integraatioalustana.

”Järjestelmämme voi ottaa vastaan kaikki tekniset tiedot, ei pelkkiä dokumentteja vaan myös valmiita tietoelementtejä. Kunnossapidon tarvitsemat laitekortit syntyvät projektin aikana.”

Tiedon kokoamisen lisäksi järjestelmä osaa myös yhdistää yksittäisten laitteiden tiedot järkevällä tavalla keskenään.

”Esimerkiksi pumpun tekniseen tietoon liitetään myös muut tarpeelliset tiedot. Mistä se saa sähkönsä? Missä rakennuksessa se on? Mistä sitä ohjataan?”

Tietojen linkittäminen paljastaa myös mahdolliset virheet.

”Paljon virheitä rajapinnoissa saadaan eliminoitua. Järjestelmä kertoo,  jos esimerkiksi putkilinjatunnuksissa on ristiriitaisia tai virheellisiä tietoja”, kertoo Pekka Mäyrä, asiakkaan ALMAn pääkäyttäjä.

Kaikki tieto eheänä yhdessä paikassa

Projektin aikainen tiedon keruu vaati myös uudenlaista toimintatapaa.

”Usein teknisten järjestelmien osatoimittajat eivät saa dokumentaatioita ulos siinä tiedostomuodossa, jonka kunnossapidon tietojärjestelmä voisi ottaa suoraan vastaan. Tiedot joudutaan muuntamaan haluttuun muotoon jälkikäteen.”

”Koska ALMA on hyvin mukautuva järjestelmä, me pystyimme ottamaan tiedot vastaan kaikissa järjestelmätoimittajien käyttämissä muodoissa.”

Niko Pahkala on hyvin tyytyväinen tapaa, millä tiedonhallinta onnistuttiin toteuttamaan.

”Kaikki tieto mikä projektin aikana syntyi,  saatiin loppuasiakkaan haltuun älykkäästi oikeassa muodossa ja oikealla tavalla järjestettynä.”

Tarkka tieto tuottaa kustannussäästöjä

ALMA Consultingin tiedonhallinnassa käyttämä työtapa ottaa huomioon laitoksen koko elinkaaren.

”Pitää muistaa, että tietojärjestelmää käyttävät ajan mittaan kymmenet eri henkilöt. Nyt kaikki tieto on eheänä yhdessä paikassa, ja yhdellä kertaa saatavissa.”

Pahkala arvioi, että kattava ja tarkka tietovaranto tuottaa vuosien mittaan mittavat kustannussäästöt.

”Kun tarvittavat tiedot löytyvät nopeasti, huollot ovat nopeampia ja tehokkaampia, töiden suunnittelussa tehdään vähemmän virheitä ja ennen kaikkea seisokkeja voidaan estää ja lyhentää. Seisokkitunnit ovat kriittisiä tunteja, ja niistä seuraa kalliita laskuja. Tilanne paranee huomattavasti, jos tietoon pääsee nopeasti käsiksi.” ”Kaiken kaikkiaan turhaa työtä voidaan vähentää seuraavat 20 vuotta”, Pahkala tiivistää.

 

Kuopion Energia halusi yhden järjestelmän kaikkeen kunnossapitoon

Dokumentaatio vaikeasti löydettävissä, työtilausten teko hankalaa ja käyttö kankeaa. Näistä lähtökohdista Kuopion Energia uudisti kunnossapitojärjestelmänsä koko konsernin kattavaksi. Hallinta tapahtuu nyt yhtenäisesti ALMA:lla.

Tutustu tarkemmin

Kuopion Energialla oltiin jo pitkään tiedostettu tarve kunnossapitojärjestelmien yhteinäistämiseen niin sähköverkkojen, kaukolämmön kuin energiatuotannon liiketoiminnoissa. Käytännössä tilanne oli se, että kahdella yksiköistä vanha järjestelmä oli toiminnoiltaan tullut tiensä päähän ja yhdellä ei järjestelmää ollut käytössä lainkaan.

”Tarve uudelle oli energiatuotannon osalta konkreettinen. Vanha järjestelmä oli tietyissä asioissa toimiva, mutta joissain kohdin hyvin epäkäytännöllinen. Kynnys käytölle oli myös korkea, sillä etsimiään tietoja ei välttämättä löytänyt – ainakaan kovin nopeasti.  Viimeiset 10 vuotta olemme investoineet vahvasti  voimalaitoksen ympärille ja nykyaikaisia projekteja on tehty paljon. Niiden dokumentaatio on tullut sähköisessä muodossa. Vanha järjestelmä oli hankittu 1990-luvulla, jolloin elettiin vielä paperimaailmassa. Olemme olleet aika hankalassa tilanteessa siltäkin osin”, kertoo Haapaniemen voimalaitoksen kunnossapitopäällikkö Markus Laukkanen.

Selkeä näkemys hankinnasta – onnistunut lopputulema

Sähköisen dokumentaatiomassan lisääntyessä alettiin Kuopiossa tosissaan keskustella tarpeista uudistuksiin. Lopputulemana oli, että uuden yhtenäisen kunnossapitojärjestelmän alle tulee kolme liiketoimintoa ja sen tulee sisältää niin varasto- ja materiaalihallinta- sekä mobiilitoiminnot kuin tarvittavat käyttöönottopalvelut sekä integraatiot muihin konsernin järjestelmiin.

Yksi projektin merkittävimmistä onnistumisen lähtökohdista oli  systemaattinen pohjatyö ja tarpeiden analysointi. Se helpotti myös toimittajan valintaa, joka lopulta oli kuin itsestään selvästi ALMA.

”Teimme huolella vaatimusmäärittelyn ja pohjustuksen. Toimittajaehdokkaita löytyi  useampia, joista muutaman kanssa kävimme tarkemmat keskustelut. Nopeasti kävi selväksi, että ALMA ymmärsi meitä parhaiten ja pystyi tarjoamaan ratkaisuja juuri meille. He myös sparrasivat hankittavan järjestelmän yksityiskohdista, kuten mihin kaikkeen järjestelmän on syytä taipua, että kentällä työntekijät pystyvät tekemään töitä. Siellä eivät ole pöytä-PC:t käytössä”, ICT-päällikkö Jami Miettinen  ja Markus Laukkanen toteavat kuin yhdestä suusta.

Miettinen toteaa, että konsernitasolla projekti oli IT-vetoinen. 

”Haimme kokonaispakettia – että palvelimet ja päätelaitteet toimivat hyvin ja kaikkea pystytään ylläpitämään ja että tietoturva-asiat on otettu huomioon. Kaukolämmön ja sähköverkon toiminnoissa liikutaan laajalla alueella. Samoin voimalaitos on iso alue.  Uuden järjestelmän pitää soveltua kaikille. Myös käyttöönoton helppoudella oli iso merkitys!” 

Tekemisen meininki jatkuu, vaikka projekti päättyi

Kuopiossa ollaan nyt normaalissa käyttövaiheessa ja kaikki toimii, kuten pitää. Miettisen saaman palautteen perusteella järjestelmän käyttö on helppoa, ketterää ja loogista.

Hän tuo esiin vielä huomionsa, miten vajaan puolen vuoden käyttöönottoprojektin aikana joustavuutta löytyi puolin ja toisin.

”Projekteissa on aina pieniä mutkia, ne pitää vain oikaista. Se mikä ALMA:lta luvattiin, se kuitenkin piti. Pahinta olisi ollut, että olisi jouduttu karsimaan asioista, joita meillä tarvitaan. ALMA etsi aina ratkaisun projektin edetessä. Oli tekemisen meininki. Olemme  myös jo sopineet tulevista tapaamisista ja että järjestelmää kehitetään, jos uusia ominaisuuksia tarvitaan tai pitää korjata käytössä matkan varrella eteen tulevia ongelmia,” hän summaa.

Erityisen tyytyväisiä molemmat miehet ovat koko konsernin tasolla saatavasta hyödystä:

”Saimme yhden järjestelmän, jolla on yhteensä enemmän käyttäjiä kuin jos jokaisella liiketoiminnolla olisi omansa. Näin tämä on laajempi ekosysteemi. Kun käyttäjiä on isommalla rintamalla useammassa yksikössä,  niin järjestelmää voidaan kehittää ja kasvattaa palvelemaan niin koko yrityksen kuin yksittäisten työntekijöiden tarpeita .”

Kuopion Energian projekti ALMA Consulting Oy:n kanssa starttasi kesällä 2016 ja uusi järjestelmä otettiin käyttöön loppuvuodesta.

 

Teksti: Tia Härkönen / Kuva: Kuopion Energia

Tieto on kaikki kaikessa.

Menetetty tieto on yhtä kuin menetetty kilpailukyky. Kukaan ei halua sitä. ALMA® on täysin integroitu suunnittelu- ja tiedonhallintajärjestelmä tuotanto- ja palveluprosessien teknisen tiedon ja tapahtumien sekä kunnossapidon elinkaarenaikaiseen hallintaan.

ALMA® on ollut markkinoilla vuodesta 1986 ja tuotemerkki on rekisteröity 13 maassa. Sen takana on ALMA Consulting Oy, joka kehittää, markkinoi, toimittaa ja ylläpitää ALMA® suunnittelu-, teknisen tiedon ja tapahtumien sekä kunnossapidon hallintajärjestelmää sekä siihen liittyviä palveluita.