Projektit & omaisuudenhoito: Päästäänkö ohjelmistopohjaisella projektinhallinnalla parempaan tulokseen?

Ajallisesti rajoitettu ponnistus, josta on tarkoitus saada aikaiseksi joku haluttu tuotos. Mikä se on? No tietenkin projekti. Ja kyllä, ohjelmistopohjainen projektinhallinta on merkittävä tekijä projektin onnistumiselle ja tulokselle.

Projekti- ja projektitiedonhallinnassa ei ole ALMAlaisille mitään kovinkaan hämmästyttävää. Ainakaan siinä, mitä tulee tapaan hoitaa asioita ja miten asioihin suhtaudutaan. Asiakkaan kanssa tehdään yhteistyötä, mutta häntä myös sparrataan ja haastetaan näkemään projektinhallinnan mahdollisia sudenkuoppia.

”Projektilla kuin projektilla on aina tavoitteena jokin tuotos. Valitettavan usein tavoite tuolle tuotokselle on määritelty sen tulevan elinkaaren hallinnan kannalta kuitenkin puutteellisesti. Tavoitteenahan tulisi olla kokonaisuus, joka valmistuu ajallaan, täyttää sille asetetut vaatimukset ja että käytössä on kaikki tarvittava data sellaisessa muodossa, että sen tuottavuus ja ylläpito voidaan varmistaa ensimmäisestä päivästä lähtien”, toteaa ALMAn Business Manager Jan Finnilä.

Näin harvoin kuitenkaan on ja syytkin siihen ovat varsin yksinkertaiset ja ymmärrettävät.

Aikataulu on projektiammattilaisen raamattu

Jan Finnilä tietää kokemuksesta, että teollisen tason projekteissa on normaalia, että eri osapuolia on useita ja aikataulut ovat jo alun alkaen tiukat. Erityisesti aikatauluissa hidas liikkeellelähtö kumpuaa usein tilaajasta johtuvista syistä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi pitkäksi venynyt päätöksenteko ja omien rivien kokoaminen. Nämä viivästykset yritetään monesti kuroa kiinni projektin startattua muiden osapuolien aikatauluissa.

”Projektin muut osapuolet ovat yleensä alan ammattilaisia, joita yhdistää se, että heitä odottaa aina kyseisen projektin jälkeen jo seuraava. Aikaa odotelluun ei olisi, mutta ei myöskään kiireeseen, joka on väistämättä edessä, jos aikatauluja pitää heti ensi metreiltä kuroa umpeen”, hän miettii.

Miten sitten ALMAn ohjelmistopohjaisella projektinhallinnalla päästään parempaan tulokseen niin projektin kuin tulevan käytön ja ylläpidon eli omaisuudenhoidon  kannalta?

Jan Finnilä listaa seuraavia askeleita ja huomioitavia seikkoja:

  • Kun määritellään haluttu tuotos, määritellään samalla haluttu rakenne ja tietomalli syntyvälle datalle. Näin tehdään niin suunnitteludatalle kuin projektin muissa vaiheessa muodostuvalle datalle.
  • Luodaan mahdollisimman paljon dataa suoraan tilaajan tietokantaan/alustaan. Tässä ALMAn etu on se,  että lähes kaikkea tietoa voidaan hallita samalla alustalla. Se tieto, mitä ei voida luoda ALMAlla, viedään sovitussa formaatissa ALMA-tietomalliin sovitulla tavalla. Tässä pitää olla rautainen kuri, yhtenäinen tietomalli vaati yhtenäisen tavan toimia, muuten tuloksena on useita hajanaisia malleja!
  • Projektin eri vaiheet ja niiden riippuvuudet luodaan järjestelmään ja valmistusastetta seurataan yhtenäisesti yhdellä työkalulla, jotta kaikki tietävät missä mennään ja voivat seurata, mitkä vaiheet ovat riippuvaisia heidän töistään ja missä järjestyksessä töitä pitää/voi tehdä. Projektinjohto pysyy näin myös kokonaistilanteesta hyvin perillä ja voi toimia sen mukaisesti. Lisäksi kulujen seuranta on tällöin ajan tasalla.

Finnilän mukaan lopputuloksena on näin väistämättä tuotos, jonka loppudokumentaatio sekä muu käytön ja ylläpidon kannalta tarvittava tieto on sellaisessa muodossa, että se on heti hyödynnettävissä. Tämä tarkoittaa, että käyttöönotto on nopeampaa, samoin virheiden ja häiriöiden korjaus ylösajossa. Lisäksi haluttu käyttöaste saavutetaan nopeammin ja turvallisuus paranee. Myös kustannuksia säästyy, kun erillisiä tiedonkasausprojekteja ei tarvita projektin jälkeen.

”Tehdään asiat jo projektin aikana hieman paremmin ja kurinalaisemmin niin se palkitsee koko elinkaaren ajan.  Tiedonhallinnan osuus on parhaimmillaankin vain joitakin prosentteja teollisten projektien kokonaiskuluista ja se maksaa itsensä takaisin jo parantuneella projektinhallinnalla, puhumattakaan projektin jälkeisestä elämästä”, hän toteaa.

Yleiset sudenkuopat projektin onnistumiselle

ALMAn liiketoimintapäällikkö Jan Finnilä listaa loppuun vielä yleisiä syitä, jotka projekteissa tietävät harmaita hiuksia kaikille osapuolille.

  1. Kiire: ”Ollaan jo myöhässä, ei tässä nyt ehditä mitään tietomalleja värkkäämään!”
  2. Osapuolten asenne ja painostus:  ”Jokainen haluaa tehdä omilla työkaluillaan, koska niin on aina tehty. Lopputuloksena ovat yleensä hajanaiset, epäyhteensopivat tietomallit, eikä projektinaikaisesta kokonaistilanteesta pysty muodostamaan oikeanlaista käsitystä.”
  3. Herätään liian myöhään:  ”Projekti on jo alkanut ja edellä mainitut seikat ovat realisoituneet ikävällä mahdollisimmalla tavalla.”

Kysy lisää aiheesta:

Jan Finnilä, business manager
p. 050 560 4323
jan.finnila@alma.fi