Pidä dokumenttien hallinta omissa käsissäsi

Projektit ovat täynnä dokumentteja. "Hyvillä sopimuskäytännöillä ja dokumenttien hallinnalla säilytät kontrollin hankkeessa ja minimoit erimielisyyksien riskin", totesi juristi Aimo Halonen ALMA-päivillä.

Sopimusasiakirjoja, työmaadokumentteja, projektidokumentteja ja teknisiä asiakirjoja. Monessa hankkeessa dokumentaatio ja sen hallinta vaikuttavat merkittävästi koko projektin tehokkuuteen.

"Lähtökohta on sopimusvapaus ja sopimusmääräykset tulee laatia omista tavoitteista lähtien. Jos sopimukset ja muut dokumentit eivät ole tallessa ja sovitut asiat niissä kirjattuna, ollaan yllättävien tilanteiden esiintyessä helposti ongelmissa", kertoi Asianajotoimisto Mäkitalo Rantanen & Co:n osakas Aimo Halonen vuoden 2019 ALMA-päivillä Kokkolassa.

Missä dokumenttisi ovat, jos viranomainen niitä kysyy?

Osa työdokumenteista liittyy viranomaisvalvontaan tai niillä on muuten selvä liittymäpinta lainsäädäntöön.

"Näiden dokumenttien on esimerkiksi viranomaistarkastuksen yhteydessä oltava helposti saatavissa ja löydettävissä."

Dokumenttien hallinta tuo järjestyksen

Toimivat kirjauskäytännöt ja dokumenttien hallinta helpottavat ja tehostavat kaikkien sopimusosapuolien elämää. Tämä koskee niin sopimuksia, projektidokumentteja, asiantuntijalausuntoja kuin vaikka auditointejakin.

"Kannattaa muistaa, että myös pöytäkirjat ja sähköpostiliikenne ovat usein merkittävässä asemassa juridisessa mielessä."

Sopimusasiakirjat: pyydä juristi apuun ajoissa

Hyvä sopimus on työkalu, jossa määritellään projektin pelisäännöt. Jos sopimus puutteellisesti laadittu, on hyvin vaikeaa varmistaa tasapainoinen riskien jako osapuolten välillä. Myös erilaisten rajapintojen määrittäminen ja sopimuksen mahdolliset seurantavaikutukset saattavat jäädä huonossa sopimustekstissä vaille huomiota.

"Usein juristi pyydetään apuun vasta siinä vaiheessa, kun ongelmia on jo syntynyt. Paljon hedelmällisempää kaikkien kannalta olisi, että joku sopimusjuridiikan asiantuntija olisi mukana sopimuksen tekemisessä alusta alkaen. Silloin saataisiin aikaan sopimus, joka palvelee kaikkia osapuolia", huomautti Halonen.

Sopimus on Halosen mukaan kuitenkin vasta lähtökohta. Sopimus on myös jalkautettava työelämän oikeiksi ja todellisiksi käytännöiksi.

"Sopimuskurista on huolehdittava. Muuten käy helposti niin, että sovituista asioista ei pidetä enää kiinni, jolloin sopimuseroosio vähentää solmitun sopimuksen merkitystä."

Työmaa- ja projektidokumentaatio: kirjaa asiat selvästi

Halosen mukaan on ensiarvoisen tärkeää, että eri osapuolien oikeudet ja velvoitteet kirjataan hankkeen dokumentteihin selvästi, tarkasti ja ilman väärinymmärryksen vaaraa. Passiivin käyttöä kannattaa välttää. Eli, sen sijaan, että asioista ”sovittiin, että tehdään”, kannattaa kirjata, kuka tekee, missä aikataulussa ja kenen kustannuksella.

"Säännölliset projektikokoukset ovat tärkeitä ja niistä tehdyt pöytäkirjat merkittävässä roolissa. Pöytäkirjojen avulla voidaan kokousväleittäin puhdistaa pöytä avoimista asioista ja välttää yllätyksiä myöhemmin."