Flowplus hyödyntää ALMAa huoltoliiketoimintansa ERP-järjestelmänä

Yritysostoilla kasvanut Flowplus on vahva huolto-, korjaus- ja kunnossapitopalveluiden tarjoaja. Konserniin on viime vuosina liittynyt useita uusia yksiköitä omine tietojärjestelmineen. Visiona on ollut alusta saakka halu saada kaikki toimimaan yhtenäisesti yhden järjestelmän kautta. Ratkaisu tähän oli ALMA.

Tutustu tarkemmin

Flowplus Oy on virtaustekniikan kunnossa- ja käynnissäpitoon erikoistunut yritys. Sen asiakkaita ovat teollisuus-, energia- ja infratoimiala, joille yritys tarjoaa korjaus- ja huoltotoimia pumpuille, venttiileille ja sähkömoottoreille.

Yritys on kasvanut viime vuosina vauhdikkaasti ostamalla eri puolilta Suomea paikallisia huoltoyrityksiä ja liittämällä ne Flowplus-konserniin. Alueellisesti toimivien huoltoyritysten rooli on toiminnalle merkittävää, kun puhutaan nopeasta reagointikyvystä ja asiakkaan tarpeiden ymmärtämisestä. 

Tarve yhdelle kaikenkattavalle järjestelmälle

Flowplus tekee asiakkaidensa kanssa tiivistä yhteistyötä laitteiden huoltopalvelutoimittajana, joten kaiken lähtökohtana on ymmärtää syvällisesti asiakkaan toiminta. Tästä lähdettiin liikkeelle myös ERP-järjestelmän kanssa.

”Tutustuimme asiakkaidemme toimintamalleihin ja prosesseihin entistä tarkemmin ja mietimme, miten voimme linjata omaa tekemistämme, jotta se tukisi asiakkaidemme toimintaa vielä paremmin. Teetimme myös yhden diplomityön siitä, millainen meidän ERP:mme pitäisi olla. Läpi koko firman historian on ollut ajatuksena järjestelmä, joka tukee asiakkaan laitekannan hallintaa. Tavoitteena on saada asiakkaalle lisäarvoa ja samalla hoitaa omat kirjaukset laitehistoriasta. Diplomityön myötä vahvistui, että tarvitsemme vain yhden järjestelmän, joka on koko toiminnanohjausjärjestelmämme, kertaa yrityksen myyntitoiminnoista Kotkassa vastaava Jani Tuliniemi.

Tältä pohjalta alkoi sopivan järjestelmän ja toimittajien kartoitus. Keväällä 2016 Tuliniemi tapasi kahden muun kollegansa kanssa kaikkiaan kuusi eri toimittajakandidaattia.

ALMA erottui joukosta erittäin positiivisesti. He ymmärsivät liiketoimintaamme ja ALMA ratkaisuna teki meihin vaikutuksen. Esille tuli järjestelmän joustavuus, mikä on nyt käyttöönoton myötä realisoitunut ja vakuuttaa meidät edelleen.”

Kaikki hyötyvät – huolto, myynti ja asiakas

Projekti käynnistyi syksyllä 2016. Sen myötä ALMA otetiin käyttöön huoltoliiketoiminnan ERP-järjestelmäksi eri toimipaikoille ja hieman eri toimintoihin. Projektissa on harmonisoitu niin asiakasrekisterit kuin nimikkeistöt ja varastotiedot.

”Teemme huoltoja asiakkaidemme saitilla sekä omissa huoltokeskuksissamme. Lisäksi meillä on varaosamyyntiä ja palvelemme eri tarpeissa myös infrapuolen asiakkaitamme, kuten vesilaitoksia pumppaamohuolloissa. Yhtenäinen järjestelmä auttaa huoltotöiden hallinnassa niin laite- kuin asiakkaiden tietojen osalta. Lisäksi se tukee vahvasti myös tarjoustentekoa sekä myyntiä”, Tuliniemi toteaa.

Flowplussalla ALMAa käyttää  kymmenkunta työnjohtotasoista henkilöä sekä asentajat.

Läpinäkyvyys parantui ALMAn myötä

ALMAn käyttöönotto on tuonut merkittävää etua myös varastojen ja hankintojen hallintaan sekä laskutukseen.

”Meiltä lähtee yli 4000 laskua vuosittain. Laskutuksemme on selvästi nopeutunut, kun yhdessä ja samassa paikassa ovat niin materiaaliostot, varastot kuin laiteasentajien tuntikirjaukset. Enää tietoja ei tarvitse kerätä eri paikoista. Myös laitekantahallinta on parantunut, kun saamme huoltokohteita rekisteröityä yhtenäiseen järjestelmään”, huomauttaa Flowplussan toimitusjohtaja Jarmo Piippo.

Hän on Tuliniemen tavoin tyytyväinen ALMAan niin järjestelmätoimittajana kuin yhteistyökumppanina. Piippo kiittääkin ALMAn osaamista ja toimintatapaa.

”Meille on ollut tärkeää alkuvaiheesta alkaen sujuva yhteistyö. Almalaisilla ja meillä on samanlainen näkemys asiakaspalvelusta sekä siitä, miten asiat hoidetaan. Tekeminen on systemaattista, mutta jouhevaa ja reagointiaika on lyhyt. Tällaista palveluasennetta mekin tarjoamme omille asiakkaillemme.”

Piippo nostaa esiin vielä yhden merkittävän muutoksen ALMAn käyttöönoton jälkeen.

”Raportointimme on tarkentunut. Nyt saamme helpommin jaettua asiakkaalle esimerkiksi tietoa sitä, mitkä heidän laitteensa ovat meidän huoltomme piirissä. Asiakkaat ovat kokeneet positiivisesti, että he saavat tietoja entistä systemaattisemmin. Jos raportoinnin myötä huomataan esimerkiksi, että jotain laitetta joudutaan huoltamaan paljon, päästään helpommin jäljille, miksi näin on ja voiko tähän tuoda muutosta. Tämä tuo vahvuutta kustannusseurantaan ja on niin asiakkaan kuin meidän etu.”

Teksti: Tia Härkönen
Kuva: Flowplus Oy
 

ALMAn ohjelmistot tuotantokäyttöön Kotkan Energia Oy:llä

ALMA Consulting Oy:n ohjelmistot ovat osa laajempaa Kotkan Energia Oy:n ERP-uudistusta, johon kuuluvat ALMAn osalta kunnossapitojärjestelmä, varaston-, hankintojen ja dokumenttien hallinta, mobiili työnohjaus sekä sähköinen käyttöpäiväkirja. ERP-uusinnalla korvattiin energiakonsernin toistakymmentä vanhempaa järjestelmää. Toimittaja on aktiivisesti mukana myös ohjelmistojen jatkokehityksessä.

Tutustu tarkemmin

Kotkan Energia Oy on Kotkan kaupungin omistama yhtiö. Kotkan Energia -konserniin kuuluvat emoyhtiö Kotkan Energia Oy ja tytäryhtiöt Karhu Voima Verkko Oy ja Karhu Voima Palvelu Oy sekä osakkuusyhtiö Karhu Voima Oy. Konsernin palveluksessa on yli 100 henkilöä, jotka työskentelevät useissa eri toimipisteissä ja tytäryhtiöissä. ERP-hankkeen käynnistyessä konsernissa oli kymmeniä erilaisia tietojärjestelmiä ja osa niistä oli tullut elinkaarensa päähän.

”Halusimme kunnossapito- ja taloushallintojärjestelmän, joka palvelee koko konsernia. Hankkeeseen sisällytettiin energiantuotanto, kaukolämpö- ja sähköverkot, teolliset palvelut sekä koko konsernin materiaalihallinta ja varastointi. Järjestelmä tukee myös töiden asiakaslaskutusta”, kertoo talouspäällikkö Anne Kujala

Kujala on toiminut Kotkan Energian tietojärjestelmien uudistamishankkeessa kokonaisvastuullisena projektipäällikkönä sen alusta, eli syksystä 2016, lähtien.

Moderni, helppokäyttöinen ja joustava ratkaisu

Kun näin mittavaa uudistusta tehdään, on siihen syytä varautua huolellisesti. Projektin tavoitteiden on oltava hyvin selviä, jotta tietojärjestelmätoimittajien kilpailutuksen lopputuloksena jäljelle jää varmasti juuri se paras järjestelmä.

”ALMAn kokonaisuus oli Kotkan Energia -konsernille soveltuvin järjestelmä, joka kattoi kaikki tarvitsemamme ominaisuudet. Nyt meillä on käytössä konsernissa yksi integroitu järjestelmä, jonka avulla olemme päässeet eroon monista erilaisista vanhentuneista ja päällekkäisistä järjestelmistämme. ALMAn ratkaisu on moderni, helppokäyttöinen ja joustava. Voimme myös lisätä siihen mukaan uusia ominaisuuksia sitä mukaa, kun tarpeita syntyy”, kiittelee Kotkan Energian kunnossapitopäällikkö Jari Mäkelä.  

Mäkelä on ollut aktiivisesti mukana tietojärjestelmäuudistuksessa erityisesti sen kunnossapitojärjestelmän osalta.

Kunnossapito kehittyy nyt jatkuvasti

Kun Kotkan Energia -konsernin käytössä on yhteinen järjestelmä, tiedetään lähes reaaliaikaisesti mitä missäkin kohteessa on tekeillä.

”Kaikilla kunnossapitäjillämme on nyt yhtenäisemmät ja aikaisempaa mobiilimmat työskentelytavat. Myös laitteiden tekniset tiedot varaosa- ja dokumenttiliittymineen sekä huoltohistorioineen ovat aikaisempaa paremmin koko huoltohenkilöstön nähtävissä järjestelmässä”, jatkaa Mäkelä.

Tietojärjestelmämuutoksella luotiin Mäkelän mukaan hyvät edellytykset Kotkan Energian kunnossapidon jatkuvalle kehittämiselle. Järjestelmää pystytään kehittämään yrityksen muuttuvien tarpeiden mukaisesti.

Laadukkaampaa asiakaspalvelua

Uuden tietojärjestelmän suurimmat hyödyt tulevat Anne Kujalan mukaan siitä, että kaikki konsernin ihmiset käyttävät nyt samaa järjestelmää. Monia asioita on paljon aikaisempaa helpompaa hoitaa, kun koko konsernin toiminta- ja työskentelytavat ovat yhtenäistyneet. Asiakkaat saavat yhtä laadukasta palvelua siitä riippumatta, missä ja kenen kanssa he asioivat.

”Esimerkiksi vikailmoitukset käsitellään nyt samassa järjestelmässä, jolloin tieto on heti kaikkien asentajiemme saatavissa. Materiaalihankintojen osaltakin tiedetään reaaliaikaisesti, mitä materiaaleja missäkin on ja mitä tarvitsee tilata lisää”, kertoo Kujala.

ALMAn hyödyntäminen viikkopalavereissa

Voimalaitosten viikkopalavereissa hyödynnetään Almasta ajettavia raportteja. ALMA järjestelmästä saadaan ulos reaaliaikainen käyttöpäiväkirja vikailmoituksineen laitoksen tapahtumista.

”Töihin käytetyt tunnit saadaan liittymän kautta mukaan uuteen järjestelmään. Järjestelmään kirjautuvat myös töissä käytetyt materiaalikustannukset sekä ulkopuolisen työvoiman kustannukset. Tapahtumat kirjataan järjestelmään lähes reaaliaikaisesti, jolloin tieto on ajantasaista ja nopeasti kaikkien saatavissa”, luettelee Kujala.

Järjestelmä kehittyy myös tulevaisuudessa

ALMAn tietojärjestelmän käyttöönotto on tapahtunut virallisesti marraskuun alussa 2017. Osa konsernin henkilöstöstä on käyttänyt järjestelmää kuitenkin jo paljon pidempään. Projekti aikana on syntynyt myös uusia kehitystarpeita, joista osa on jo toteutettu.

”Nyt kokoamme tämän projektin listalla olevat kehitystarpeet yhteen ja alamme suunnitella jatkotoimia. Kehitysehdotuksia käsittelemme säännöllisesti kokoontuvassa kehitystyöryhmässä. Siellä käydyn keskustelun pohjalta katsomme, minkälaisia uusia ominaisuuksia järjestelmässä otetaan käyttöön. Hyvin luottavaisin mielin katsomme tulevaisuuteen”, sanoo Kujala.

Järjestelmän käyttöönotto on sujunut sen laajuudesta huolimatta todella hyvin yhteistyössä toimittajan kanssa. Myös käyttäjät ovat ottaneet järjestelmän omakseen ja päivittäiseen käyttöön.

Teksti: Kai Tarkka
Kuva: Kotkan Energia Oy

Neste Engineering Solutions hoitaa ALMAlla haastavatkin instrumentointi- ja automaatioprojektit

Neste Engineering Solutions Oy ja ALMA ovat tehneet yhteistyötä 20 vuotta. Yhdessä on hiottu toimintatapoja sekä ratkaisuja, jotta loppuasiakkaan tarpeet täyttyvät. Nesteen Porvoon tuotantolaitoksen seisokki on tästä hyvä esimerkki.

Tutustu tarkemmin

Neste Engineering Solutions on erityisesti vaativiin instrumentointi- ja automaatioprojekteihin keskittynyt suunnittelutoimisto. Kaikki sen toiminta edellyttää vahvaa turvallisuus- ja laatukulttuuria. Information Management -toiminnossa toimiva asiantuntija Heimo Heikkilä toteaakin, että lähtökohtana on suunnitella turvallisia laitoksia ja vaikuttaa niissä työskentelevien ihmisten turvallisuuteen ja sujuvaan työntekoon. Tässä ALMA on erinomainen apu.

ALMAn hyödyllisyys ja kumppaneiden välisen yhteistyön vahvuus tulevat esiin Nesteen Porvoon tuotantolaitoksen seisokeissa. Seisokki valmisteluineen on vuosien työ satoine alaprojekteineen yhtäaikaisesti. Itse seisokki on viiden vuoden välein ja kestää noin 5 viikkoa.

Kokonaisuus käsittää selvityksiä perussuunnitelmien tekemiseksi, näiden suunnitelmien jatkomäärittelyä ja viimeiseksi yksityiskohtaisia suunnitelmia itse seisokista. Tekeminen vaatii kattavaa järjestelmää, jossa kaikki on hallinnassa ja löydettävissä helposti. Edellisen kerran vuonna 2015 ALMAlla oli käyttäjiä noin 70 henkeä. Lisenssejä oli hieman vähemmän, mutta niitä saimme joustavasti tilapäiseen tarpeeseen aina tarvittavan määrän lisää. Pitkässä ja vaativassa projektoinnissa on tärkeää, että kaikki toimii ja että tuki toimittajakumppanilta on 100 %. Seisokkia valmisteltaessa on koko ajan myös muita laitoksen elinkaareen liittyviä tarpeita: on revisionhallintaa, tuotteiden uusimisia ja niiden aikataulutusta, Heikkilä valottaa.

ALMA toimii Neste Engineering Solutions Oy:n työkaluna maailmanlaajuisesti

Valittaessa oikeat menetelmät tietojen hallintaan ja ylläpitoon vähennetään ja ennakoidaan projektissa realisoituvia riskejä.

Lisääntyvän automaation ja entistä älykkäämpien prosessiohjausten dokumentointi sekä ylläpidon merkitys kasvavat koko ajan. Tästäkin syystä ALMA on ollut meille oikea valinta. Kun 1990-luvun puolivälissä etsimme suunnittelujärjestelmää, johon tuki saadaan toimittajalta, löytyi ALMA. Kuluneiden vuosien aikana yhteistyö on vahvistunut ja olemme innoissamme, kuinka innovatiivisesti ALMAlla kehitetään niin järjestelmää kuin koko yrityksen toimintaa, hän summaa.

ALMA toimii Neste Engineering Solutions Oy:n keskeisenä työkaluna asiakasprojektien toteutuksessa ja hallinnassa maailmanlaajuisesti. Sillä tehdään automaatiosuunnittelua, toiminnallinen suunnittelu perus- ja turva-automaatioon, toimintarajojen määrityksiä sekä käyttörajoja. Instrumentoinnin puolella hoituvat helposti niin kytkennät, laitehallinta kuin luetteloinnit. Lisäksi sillä hoidetaan kaikki prosesseihin liittyvä perusdata, joita niin insturumentointi kuin automaatio omassa työlajissaan käyttävät. Myös kunnossapito hyödyntää ALMAa web-pohjaisena toteutuksena.

Huom: Neste Engineering Solutions Oy:n yhtiönimi oli ennen Neste Jacobs Oy. Yhtiönimi muuttui 1.1.2018.

Tutustu esitteeseemme aiheesta

Teksti: Tia Härkönen / Kuva: Neste 

Tieto on kaikki kaikessa.

Menetetty tieto on yhtä kuin menetetty kilpailukyky. Kukaan ei halua sitä. ALMA® on täysin integroitu suunnittelu- ja tiedonhallintajärjestelmä tuotanto- ja palveluprosessien teknisen tiedon ja tapahtumien sekä kunnossapidon elinkaarenaikaiseen hallintaan.

ALMA® on ollut markkinoilla vuodesta 1986 ja tuotemerkki on rekisteröity 13 maassa. Sen takana on ALMA Consulting Oy, joka kehittää, markkinoi, toimittaa ja ylläpitää ALMA® suunnittelu-, teknisen tiedon ja tapahtumien sekä kunnossapidon hallintajärjestelmää sekä siihen liittyviä palveluita.