Raahepolis Oy – ALMA sopii myös kiinteistöhallintaan

Kun vuokrattavia kiinteistöjä on yli 20 ja laskutettavia vuokralaisia lähes 100, tarvitaan täsmällistä ja ajantasaista tietoa siitä, mitä missäkin on, mitä aikojen saatossa on tehty ja mitä asiakkaiden kanssa on sovittu.

Tutustu tarkemmin

Raahepolis Oy:n omistuksessa on yli 50.000 m² toimitiloja Raahen alueella.  Yritys on muodostunut useista yhtiöistä kuntaliitosten myötä. Kiinteistöjen kunnossapidon huoltotöitä on tehnyt useampikin ulkoinen toimija vuosien varrella. Ei siis ihme, että kohteisiin ja tekemisiin liittyvä dokumentaatio oli puutteellista tai ettei sitä löytynyt lainkaan.

Kiinteistötietojen hallinta aiheutti Raahepolis Oy:lle monenlaista päänvaivaa ja ylimääräistä työtä, kunnes vuonna 2016 alkanut yhteistyö ALMAn kanssa muutti kaiken.

Piirustukset, käyttödokumentaatio, sähkö- ja viranomaistarkistustiedot, kunnossapitopäiväkirjat sekä muistutukset ja viimeisimpänä valokuituverkkojen hallinta. Nämä kaikki ovat nyt yhdessä ja samassa paikassa ja kokonaisuus toimii loogisesti. Viemme yhdellä kertaa järjestelmään myös asiakkailta tulleet tärkeät sähköpostit liitetiedostoineen. Se on todella näppärää, sillä niissä on usein kyse sopimuksellisistakin asioista. Näin ne tulevat heti talteen ja löytyvät helposti myöhemmin, kiittelee toimitusjohtaja Kari Malkamäki ALMAn monipuolisuutta ja skaalautuvuutta kiinteistötoimijan tarpeisiin.

ALMA tuo ketteryyttä kiinteistöhallintaan

ALMA on paremmin tunnettu teollisuuden tuotantolaitosten järjestelmäratkaisuista, joiden osana rakennus- ja kiinteistötiedonhallinta on ollut yksi osa-alue. Raahepolis keskittyy kiinteistöhallintaan ja ALMA soveltuu hyvin myös puhtaasti näihin tarpeisiin.  Pitkä kokemus teollisuusympäristöjen moninaisten teknisten ympäristöjen hallinnasta sekä kunnossapidosta-, suunnittelusta- ja projektoinnista antaa ALMAlle mahdollisuuden toteuttaa kiinteistöpuolelle täysin uusia innovatiivisia ratkaisuja.

Olemme erittäin tyytyväisiä siihen, miten ALMAlla otettiin meidät ja ongelmamme vastaan. Emme aivan tarkasti itsekään tienneet, mitä tarvitsemme, mutta asiantuntijan tunnistaakin juuri siitä, että he kuuntelivat ja osasivat kertoa ja opastaa meitä siinä, mitä voisimme tarvita. ALMAn valinta ja järjestelmän käyttöönotto vastaavat tarpeitamme täydellisesti, Malkamäki sanoo.

Teksti: Tia Härkönen / Kuvat: Raahepolis Oy

 

Tutustu esitteeseemme aiheesta

LKAB valitsi ALMAn yhteistyökumppanikseen

ALMA Consulting Oy toteuttaa palveluna LKAB:n kahden pelletöintilaitoksen sähkö- ja automaatiodokumentaation uusinnan.

Tutustu tarkemmin

LKAB ja ALMA Consulting Oy ovat allekirjoittaneet sopimuksen KK4 ja KA3 pelletointilaitoksien instrumentointi- ja sähködokumentaation konvertoinnista. Projektissa olemassa oleva Smartplant dokumentaatio konvertoidaan LKAB:n dokumenttienhallintajärjestelmään sopivaan muotoon. Projektin tavoitteena on saavuttaa kunnossapidolle kustannustehokkaampi dokumentointitapa, parantaa dokumentaation käytettävyyttä sekä parantaa käyttövarmuutta. 

Projektijohtaja Ola Paganus: ”LKAB on investoinut paljon viime vuosina ja tulee investoimaan myös tulevina vuosina. Tarvitsemme uusia toimittajia ja ALMA Consulting on osoittanut osaamisensa vuoden alussa tehdyssä pilottiprojektissa.”

”Projekti on yrityksellemme tärkeä avaus Ruotsin markkinoille ja kaivosteollisuuteen. Yhteistyö LKAB:n kanssa on sujunut mukavasti ja olemme erittäin iloisia päästessämme toimittamaan projektin”, kertoo operatiivinen johtaja Niko Pahkala.

Molemmat yritykset toivovat voivansa jatkaa yhteistyötä tulevaisuudessa myös muissa projekteissa. ALMA Consulting käyttää projektissa keskeisenä työkalunaan ALMA-järjestelmää.

”Tehokas ja innovatiivinen järjestelmä on oleellinen tekijä tehokkaassa projektoinnissa ja se antaa meille mahdollisuuden tehdä virheetöntä jälkeä kerralla.” sanoo projektivastaava Janne Mäkinen.

LKAB:n projekti luovutettu onnistuneesti. Lue aiheesta lisää täältä.

ALMAn ohjelmistot tuotantokäyttöön Kotkan Energia Oy:llä

ALMA Consulting Oy:n ohjelmistot ovat osa laajempaa Kotkan Energia Oy:n ERP-uudistusta, johon kuuluvat ALMAn osalta kunnossapitojärjestelmä, varaston-, hankintojen ja dokumenttien hallinta, mobiili työnohjaus sekä sähköinen käyttöpäiväkirja. ERP-uusinnalla korvattiin energiakonsernin toistakymmenetä vanhempaa järjestelmää. Toimittaja on aktiivisesti mukana myös ohjelmistojen jatkokehityksessä.

Tutustu tarkemmin

Kotkan Energia Oy on Kotkan kaupungin omistama yhtiö. Kotkan Energia -konserniin kuuluvat emoyhtiö Kotkan Energia Oy ja tytäryhtiöt Karhu Voima Verkko Oy ja Karhu Voima Palvelu Oy sekä osakkuusyhtiö Karhu Voima Oy. Konsernin palveluksessa on yli 100 henkilöä, jotka työskentelevät useissa eri toimipisteissä ja tytäryhtiöissä. ERP-hankkeen käynnistyessä konsernissa oli kymmeniä erilaisia tietojärjestelmiä ja osa niistä oli tullut elinkaarensa päähän.

”Halusimme kunnossapito- ja taloushallintojärjestelmän, joka palvelee koko konsernia. Hankkeeseen sisällytettiin energiantuotanto, kaukolämpö- ja sähköverkot, teolliset palvelut sekä koko konsernin materiaalihallinta ja varastointi. Järjestelmä tukee myös töiden asiakaslaskutusta”, kertoo talouspäällikkö Anne KujalaHän on toiminut Kotkan Energian tietojärjestelmien uudistamishankkeessa kokonaisvastuullisena projektipäällikkönä sen alusta, eli syksystä 2016, lähtien.

Moderni, helppokäyttöinen ja joustava ratkaisu

Kun näin mittavaa uudistusta tehdään, on siihen syytä varautua huolellisesti. Projektin tavoitteiden on oltava hyvin selviä, jotta tietojärjestelmätoimittajien kilpailutuksen lopputuloksena jäljelle jää varmasti juuri se paras järjestelmä.

”ALMAn kokonaisuus oli Kotkan Energia -konsernille soveltuvin järjestelmä, joka kattoi kaikki tarvitsemamme ominaisuudet. Nyt meillä on käytössä konsernissa yksi integroitu järjestelmä, jonka avulla olemme päässeet eroon monista erilaisista vanhentuneista ja päällekkäisistä järjestelmistämme. ALMAn ratkaisu on moderni, helppokäyttöinen ja joustava. Voimme myös lisätä siihen mukaan uusia ominaisuuksia sitä mukaa, kun tarpeita syntyy”, kiittelee Kotkan Energian kunnossapitopäällikkö Jari Mäkelä.  Hän on ollut aktiivisesti mukana tietojärjestelmäuudistuksessa erityisesti sen kunnossapitojärjestelmän osalta.

Kunnossapito kehittyy nyt jatkuvasti

Kun Kotkan Energia -konsernin käytössä on yhteinen järjestelmä, tiedetään lähes reaaliaikaisesti mitä missäkin kohteessa on tekeillä.

”Kaikilla kunnossapitäjillämme on nyt yhtenäisemmät ja aikaisempaa mobiilimmat työskentelytavat. Myös laitteiden tekniset tiedot varaosa- ja dokumenttiliittymineen sekä huoltohistorioineen ovat aikaisempaa paremmin koko huoltohenkilöstön nähtävissä järjestelmässä”, jatkaa Mäkelä.

Tietojärjestelmämuutoksella luotiin Mäkelän mukaan hyvät edellytykset Kotkan Energian kunnossapidon jatkuvalle kehittämiselle. Järjestelmää pystytään kehittämään yrityksen muuttuvien tarpeiden mukaisesti.

Laadukkaampaa asiakaspalvelua

Uuden tietojärjestelmän suurimmat hyödyt tulevat Anne Kujalan mukaan siitä, että kaikki konsernin ihmiset käyttävät nyt samaa järjestelmää. Monia asioita on paljon aikaisempaa helpompaa hoitaa, kun koko konsernin toiminta- ja työskentelytavat ovat yhtenäistyneet. Asiakkaat saavat yhtä laadukasta palvelua siitä riippumatta, missä ja kenen kanssa he asioivat.

”Esimerkiksi vikailmoitukset käsitellään nyt samassa järjestelmässä, jolloin tieto on heti kaikkien asentajiemme saatavissa. Materiaalihankintojen osaltakin tiedetään reaaliaikaisesti, mitä materiaaleja missäkin on ja mitä tarvitsee tilata lisää”, kertoo Kujala.

ALMAn hyödyntäminen viikkopalavereissa

Voimalaitosten viikkopalavereissa hyödynnetään Almasta ajettavia raportteja. ALMA järjestelmästä saadaan ulos reaaliaikainen käyttöpäiväkirja vikailmoituksineen laitoksen tapahtumista.

”Töihin käytetyt tunnit saadaan liittymän kautta mukaan uuteen järjestelmään. Järjestelmään kirjautuvat myös töissä käytetyt materiaalikustannukset sekä ulkopuolisen työvoiman kustannukset. Tapahtumat kirjataan järjestelmään lähes reaaliaikaisesti, jolloin tieto on ajantasaista ja nopeasti kaikkien saatavissa”, luettelee Kujala.

Järjestelmä kehittyy myös tulevaisuudessa

ALMAn tietojärjestelmän käyttöönotto on tapahtunut virallisesti marraskuun alussa 2017. Osa konsernin henkilöstöstä on käyttänyt järjestelmää kuitenkin jo paljon pidempään. Projekti aikana on syntynyt myös uusia kehitystarpeita, joista osa on jo toteutettu.

”Nyt kokoamme tämän projektin listalla olevat kehitystarpeet yhteen ja alamme suunnitella jatkotoimia. Kehitysehdotuksia käsittelemme säännöllisesti kokoontuvassa kehitystyöryhmässä. Siellä käydyn keskustelun pohjalta katsomme, minkälaisia uusia ominaisuuksia järjestelmässä otetaan käyttöön. Hyvin luottavaisin mielin katsomme tulevaisuuteen”, sanoo Kujala.

Järjestelmän käyttöönotto on sujunut sen laajuudesta huolimatta todella hyvin yhteistyössä toimittajan kanssa. Myös käyttäjät ovat ottaneet järjestelmän omakseen ja päivittäiseen käyttöön.

Teksti: Kai Tarkka
Kuva: Kotkan Energia Oy

Tieto on kaikki kaikessa.

Menetetty tieto on yhtä kuin menetetty kilpailukyky. Kukaan ei halua sitä. ALMA® on täysin integroitu suunnittelu- ja tiedonhallintajärjestelmä tuotanto- ja palveluprosessien teknisen tiedon ja tapahtumien sekä kunnossapidon elinkaarenaikaiseen hallintaan.

ALMA® on ollut markkinoilla vuodesta 1986 ja tuotemerkki on rekisteröity 13 maassa. Sen takana on ALMA Consulting Oy, joka kehittää, markkinoi, toimittaa ja ylläpitää ALMA® suunnittelu-, teknisen tiedon ja tapahtumien sekä kunnossapidon hallintajärjestelmää sekä siihen liittyviä palveluita.