Referenssit

ALMAn ohjelmistot tuotantokäyttöön Kotkan Energia Oy:llä

Kunnossapito ja huolto
Varastonhallinta ja hankinta
Myynti
Laskutus
Teknisen tiedon ja dokumentaationhallinta
ALMA Consulting Oy:n ohjelmistot ovat osa laajempaa Kotkan Energia Oy:n ERP-uudistusta, johon kuuluvat ALMAn osalta kunnossapitojärjestelmä, varaston-, hankintojen ja dokumenttien hallinta, mobiili työnohjaus sekä sähköinen käyttöpäiväkirja. ERP-uusinnalla korvattiin energiakonsernin toistakymmenetä vanhempaa järjestelmää. Toimittaja on aktiivisesti mukana myös ohjelmistojen jatkokehityksessä.

Kotkan Energia Oy on Kotkan kaupungin omistama yhtiö. Kotkan Energia -konserniin kuuluvat emoyhtiö Kotkan Energia Oy ja tytäryhtiöt Karhu Voima Verkko Oy ja Karhu Voima Palvelu Oy sekä osakkuusyhtiö Karhu Voima Oy. Konsernin palveluksessa on yli 100 henkilöä, jotka työskentelevät useissa eri toimipisteissä ja tytäryhtiöissä. ERP-hankkeen käynnistyessä konsernissa oli kymmeniä erilaisia tietojärjestelmiä ja osa niistä oli tullut elinkaarensa päähän.

”Halusimme kunnossapito- ja taloushallintojärjestelmän, joka palvelee koko konsernia. Hankkeeseen sisällytettiin energiantuotanto, kaukolämpö- ja sähköverkot, teolliset palvelut sekä koko konsernin materiaalihallinta ja varastointi. Järjestelmä tukee myös töiden asiakaslaskutusta”, kertoo talouspäällikkö Anne Kujala. Hän on toiminut Kotkan Energian tietojärjestelmien uudistamishankkeessa kokonaisvastuullisena projektipäällikkönä sen alusta, eli syksystä 2016, lähtien.

Moderni, helppokäyttöinen ja joustava ratkaisu

Kun näin mittavaa uudistusta tehdään, on siihen syytä varautua huolellisesti. Projektin tavoitteiden on oltava hyvin selviä, jotta tietojärjestelmätoimittajien kilpailutuksen lopputuloksena jäljelle jää varmasti juuri se paras järjestelmä.

”ALMAn kokonaisuus oli Kotkan Energia -konsernille soveltuvin järjestelmä, joka kattoi kaikki tarvitsemamme ominaisuudet. Nyt meillä on käytössä konsernissa yksi integroitu järjestelmä, jonka avulla olemme päässeet eroon monista erilaisista vanhentuneista ja päällekkäisistä järjestelmistämme. ALMAn ratkaisu on moderni, helppokäyttöinen ja joustava. Voimme myös lisätä siihen mukaan uusia ominaisuuksia sitä mukaa, kun tarpeita syntyy”, kiittelee Kotkan Energian kunnossapitopäällikkö Jari Mäkelä.  Hän on ollut aktiivisesti mukana tietojärjestelmäuudistuksessa erityisesti sen kunnossapitojärjestelmän osalta.

Kunnossapito kehittyy nyt jatkuvasti

Kun Kotkan Energia -konsernin käytössä on yhteinen järjestelmä, tiedetään lähes reaaliaikaisesti mitä missäkin kohteessa on tekeillä.

”Kaikilla kunnossapitäjillämme on nyt yhtenäisemmät ja aikaisempaa mobiilimmat työskentelytavat. Myös laitteiden tekniset tiedot varaosa- ja dokumenttiliittymineen sekä huoltohistorioineen ovat aikaisempaa paremmin koko huoltohenkilöstön nähtävissä järjestelmässä”, jatkaa Mäkelä.

Tietojärjestelmämuutoksella luotiin Mäkelän mukaan hyvät edellytykset Kotkan Energian kunnossapidon jatkuvalle kehittämiselle. Järjestelmää pystytään kehittämään yrityksen muuttuvien tarpeiden mukaisesti.

Laadukkaampaa asiakaspalvelua

Uuden tietojärjestelmän suurimmat hyödyt tulevat Anne Kujalan mukaan siitä, että kaikki konsernin ihmiset käyttävät nyt samaa järjestelmää. Monia asioita on paljon aikaisempaa helpompaa hoitaa, kun koko konsernin toiminta- ja työskentelytavat ovat yhtenäistyneet. Asiakkaat saavat yhtä laadukasta palvelua siitä riippumatta, missä ja kenen kanssa he asioivat.

”Esimerkiksi vikailmoitukset käsitellään nyt samassa järjestelmässä, jolloin tieto on heti kaikkien asentajiemme saatavissa. Materiaalihankintojen osaltakin tiedetään reaaliaikaisesti, mitä materiaaleja missäkin on ja mitä tarvitsee tilata lisää”, kertoo Kujala.

ALMAn hyödyntäminen viikkopalavereissa

Voimalaitosten viikkopalavereissa hyödynnetään Almasta ajettavia raportteja. ALMA järjestelmästä saadaan ulos reaaliaikainen käyttöpäiväkirja vikailmoituksineen laitoksen tapahtumista.

”Töihin käytetyt tunnit saadaan liittymän kautta mukaan uuteen järjestelmään. Järjestelmään kirjautuvat myös töissä käytetyt materiaalikustannukset sekä ulkopuolisen työvoiman kustannukset. Tapahtumat kirjataan järjestelmään lähes reaaliaikaisesti, jolloin tieto on ajantasaista ja nopeasti kaikkien saatavissa”, luettelee Kujala.

Järjestelmä kehittyy myös tulevaisuudessa

ALMAn tietojärjestelmän käyttöönotto on tapahtunut virallisesti marraskuun alussa 2017. Osa konsernin henkilöstöstä on käyttänyt järjestelmää kuitenkin jo paljon pidempään. Projekti aikana on syntynyt myös uusia kehitystarpeita, joista osa on jo toteutettu.

”Nyt kokoamme tämän projektin listalla olevat kehitystarpeet yhteen ja alamme suunnitella jatkotoimia. Kehitysehdotuksia käsittelemme säännöllisesti kokoontuvassa kehitystyöryhmässä. Siellä käydyn keskustelun pohjalta katsomme, minkälaisia uusia ominaisuuksia järjestelmässä otetaan käyttöön. Hyvin luottavaisin mielin katsomme tulevaisuuteen”, sanoo Kujala.

Järjestelmän käyttöönotto on sujunut sen laajuudesta huolimatta todella hyvin yhteistyössä toimittajan kanssa. Myös käyttäjät ovat ottaneet järjestelmän omakseen ja päivittäiseen käyttöön.

Teksti: Kai Tarkka
Kuva: Kotkan Energia Oy

Kotkan Energia Oy on Kotkan kaupungin omistama yhtiö. Kotkan Energia -konserniin kuuluvat emoyhtiö Kotkan Energia Oy ja tytäryhtiöt Karhu Voima Verkko Oy ja Karhu Voima Palvelu Oy sekä osakkuusyhtiö Karhu Voima Oy. Konsernin palveluksessa on yli 100 henkilöä, jotka työskentelevät useissa eri toimipisteissä ja tytäryhtiöissä.